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Empresas comerciales, entidades públicas e instituciones del estado trabajaron con el mismo objetivo y entrega en favor de la competencia, entendiendo que el control de 30 mil personas y su respectiva atención merecen una particular decisión.
La preparación a cargo de Fernando Mendoza y Fernando Gutiérrez empezó hace tres meses; había que visualizar al destinatario, llegar a todos los sectores de la población. Luego vino la invitación a las empresas a las que se persuadió de que una empresa de esta magnitud sólo puede ir adelante si existe un aliciente, un premio, un estímulo.
Las reuniones con las entidades policiales pertenecen a un capítulo aparte. Ninguna entidad mejor que ésta para prevenir sobre los problemas y las necesidades, de esta manera se convino en realizar un cronograma de trabajo que concluyó dos días antes de la prueba en El Diario donde se asignaron funciones específicas.
En el momento de la prueba todo estaba definido, cada quien tomó el lugar que le correspondía para la atención de los deportistas. No había margen para la improvisación, de manera que cuando llegaron los primeros competidores a la meta todo estaba dispuesto, desde la atención medica hasta la provisión de agua.
El resto fue un complemento, porque en el momento indicado siempre estaba un personero de la Policía, de los grupos de asistencia o de los trabajadores de El Diario para ponerle el hombro.